2009年11月20日 【お知らせ】
個人情報の紛失に関するお詫びとお知らせ
組合員・利用者の皆様へ
謹啓
平素よりＪＡ岡山の運営・事業各般に亘り、格段のご支援とご協力を賜り厚く御礼申し上げます。
このたび、誠に遺憾ではございますが、当組合で保有しておりますお客様の個人情報を紛失したことが判明いたしました。
この紛失した個人情報に関係する組合員・利用者の皆様には心より深くお詫びを申し上げます。
今回の件につきましては、不祥事が複数発生したことにより役職員のコンプライアンス意識の不徹底並びに内部けん制体制の不備等があるとされ、岡山県知事から農業協同組合法に基づく業務改善命令を受けている中で発生し、ＪＡの信頼を更に傷つけることとなりました。
組合員・利用者の皆様に多大なご迷惑ご心配をおかけいたしていますことに重ねて心より深くお詫びを申し上げますとともに、その経緯についてお知らせいたします。
当組合では、個人情報の取扱いについて細心の注意を払い厳重な保管管理を行ってきましたが、度重なる事態を更に重く受け止め、内部管理体制の充実・強化をはかり信頼回復のため徹底的に改善に取り組むことはもとより、このたびの個人情報紛失と同様の事案が他にないか継続して点検を実施するとともに、再発防止に向けた更なる個人情報の安全管理措置の徹底をはかる所存でございます。
何卒、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
謹白
平成21年11月20日
岡 山 市 農 業 協 同 組 合
経営管理委員会会長 堀川 進
代表理事理事長 藤田 新二
記
１．紛失した個人情報の内容および数
- 受取書（現金、通帳等の受領時にお客様に発行した証票の控えおよびその回収分）
記載内容は、氏名、受取品の内訳、金額等 - 重要用紙管理簿（上記受取書の受払簿）
記載内容は、氏名、用紙番号等 - 紛失した個人情報の数は、個人1,340名、団体等118先、計1,458件
２．経 過
平成21年10月8日、当組合加茂川支所において、税務調査の際、平成19年度に使用した1年分の受取書35冊およびその受け払いを記録した重要用紙管理簿の所在が不明であることが判明しました。その後、支所構内をくまなく探し、また、保管場所の移動等の経緯も調査しましたが見当たらなかったため紛失したものと判断しました。
なお、過年度分の書類は調査等の目的で保管場所から持ち出す以外に外部へ持ち出すことはないことから、保存年限経過文書等の書類を機密書類廃棄業者に依頼して廃棄処分する際に誤って取り紛れたものと思われます。
また、これまでのところ、顧客情報の外部流出の事実は確認されてなく、顧客情報の不正使用等の事実も確認されていません。
３．今後の対応方針
再発防止に向け、今後、お客様情報の保管管理等の取扱いにつきましては、セキュリティ意識の高揚、持ち出しルールの強化、保管場所の確認・把握と整理整頓など厳重な管理を徹底して参ります。
